Dernière mise à jour : le 2 février 2022
Technologies approuvées
Quelles technologies puis-je utiliser pour fournir des programmes virtuels?
La MDSC a approuvé l’usage de Zoom pour les programmes virtuels qui n’exigent pas le partage d’information personnelle sur la santé, ou d’autres renseignements personnels confidentiels dans le milieu virtuel.
Si vous gérez un programme qui exige le partage de ce genre d’information dans une séance virtuelle, veuillez envoyer un courriel à privacyoffice@marchofdimes.ca. D’autres technologies peuvent être recommandées pour de tels cas.
Commencer à utiliser Zoom
Comment est-ce que j’obtiens un compte pour Zoom?
Toutes les séances de Zoom doivent être organisées à l’aide d’un compte « Enterprise » de la MDSC. Pour faire une demande pour un compte « Enterprise », veuillez communiquer avec Todd Thornhill à tthornhill@marchofdimes.ca. Dès que le compte est créé, vous recevrez des instructions par courriel pour l’activer.
Comment est-ce que j’accède à Zoom?
Vous pouvez accéder à Zoom à partir du site Web (zoom.us), ou un client de bureau que vous pouvez télécharger à partir du site Web de Zoom, ou à partir d’applications mobiles aux boutiques d’applications d’Apple et de Google Play. Si vous utilisez l’application ou le client de bureau, installez toutes les mises à jour afin que vous utilisiez toujours la dernière version.
Où puis-je obtenir du soutien technique pour Zoom?
Le site Web de Zoom offre une gamme de ressources et de tutoriels pour vous aider à naviguer la plateforme et organiser vos réunions. Consultez le Zoom Help Centre pour des tutoriels vidéo, des pratiques et des conseils.
Configuration des paramètres de Zoom
Comment est-ce que je crée mon compte de Zoom afin que mon programme virtuel soit aussi sécuritaire que possible?
Si vous utilisez l’application mobile, vous devrez accéder à votre compte au site Web ou au client de bureau pour effectuer ces changements.
- Accédez à vos paramètres pour les réunions
- Au site Web (us.zoom.com) :
- Connectez-vous à votre compte
- Sélectionnez « My Account »
- Sélectionnez « Settings »
- Au client de bureau :
- Connectez-vous à votre compte
- Sélectionnez l’icône « Settings »
- Sélectionnez « View more settings » pour vous rendre à la page principale des « Settings » au site Web
- Au site Web (us.zoom.com) :
- Réglez vos paramètres comme suit :
- Join before host : désactivé
- Participants video : désactivé
- Require a meeting password : activé
- Mute participants upon entry : activé
- Waiting room : activé
- Prevent participants from saving chat : activé
- Private chat : désactivé
- Co-host : activé
- Screen sharing : seulement l’organisateur peut partager l’écran
- Annotation : désactivé
- Whiteboard : désactivé (sauf si c’est nécessaire pour des raisons d’accessibilité)
- Remote control : désactivé
- Allow removed participants to rejoin : désactivé
- Far end camera control : désactivé
- Allow participants to rename themselves : désactivé
Dois-je changer mes paramètres chaque fois que j’organise un programme virtuel à l’aide de Zoom?
Non. Après avoir fait ces changements une fois, ils s’appliqueront à toutes vos réunions. Cependant, nous vous recommandons de revérifier vos paramètres au début de chaque programme virtuel, avant d’admettre des participants à la réunion.
Gestion de l’inscription
Comment est-ce que les participants s’inscrivent à un programme virtuel?
Tous les programmes virtuels exigent à ce que les usagers s’inscrivent, et il y a deux façons principales dont un usager peut participer à un programme : Les usagers peuvent remplir les formulaires d’inscription en ligne qui se trouvent aux pages spécifiques des programmes ou à la page en matière des programmes virtuels à
notre site Web. Ensuite, le facilitateur du programme communiquera avec l’usager pour l’informer au sujet de l’admission au programme. L’inscription ne garantit pas l’admission à un programme, car il y a toujours des considérations concernant l’admissibilité de l’usager, les dates de début, et la disponibilité ou les listes d’attente. Si l’usager est accepté au programme, il devra remplir des renonciations et d’autres formulaires spécifiques du programme qui s’appliquent. Ensuite, il recevra l’horaire du programme et les liens pour Zoom.
Les responsables/administrateurs du programme sont responsables de l’authentification des demandes d’inscription avant de partager les informations de connexion. Ceci peut inclure une conversation directe avec l’usager pour confirmer son identité et évaluer ses besoins ou bien la consultation de notre système de Gestion des relations avec les usagers (GRU) ou bien des listes de programme pour confirmer que la personne est un participant inscrit de la MDSC. Si la personne n’est pas un usager enregistré de la MDSC, nos responsables/administrateurs du programme peuvent insérer son information dans la GRU.
Comment et quand est-ce que je partage le lien à Zoom avec les participants?
Quand vous aurez authentifié la demande d’inscription, vous pouvez acheminer les détails du programme, y compris les liens à Zoom et les mots de passe, au participant par courriel.
Qu’est-ce que le courriel de confirmation devrait inclure?
Le courriel devrait confirmer l’inscription du participant, et inclure toute l’information dont il a besoin pour accéder à votre programme virtuel :
- La date, l’heure, et les autres détails pertinents au sujet du programme
- Le lien et le mot de passe de Zoom dont vous aurez besoin pour accéder à la séance
Puis-je partager le lien à Zoom sur les médias sociaux ou l’internet?
Les liens à Zoom ou l’information de connexion pour les programmes virtuels de la MDSC ne devraient pas être publiés à l’Internet ou dans les médias sociaux. Plutôt, les participants devraient être acheminés à la page en matière des programmes virtuels à notre site Web, ou ils peuvent envoyer un courriel à un responsable/administrateur désigné du programme pour s’inscrire au programme.
Que faire si quelqu’un essaie de se joindre au programme virtuel sans s’être inscrit en avance?
Si quelqu’un dans la salle d’attente ne se trouve pas dans votre liste, vous devrez lui demander de quitter la réunion et de s’inscrire pour une séance ultérieure. Si quelqu’un dans la salle d’attente a un nom inconnu/générique (p.ex. : iPad), permettez-lui de se joindre et envoyez-lui un clavardage privé pour lui demander pour son nom au complet. Si son nom se trouve dans la liste d’inscription, souhaitez-lui la bienvenue et rétablissez son son; sinon, demandez-lui de quitter la réunion et de s’inscrire pour une séance ultérieure.
Organisation d’une séance sécuritaire
Comment est-ce que j’organise mon programme à l’aide de Zoom d’une manière sécuritaire?
Voici comment vous pouvez maximiser la protection de la vie privée et de la sécurité pendant l’exécution de votre séance de Zoom :
- Utilisez un appareil ou un ordinateur émis par la MDSC pour établir une connexion à Zoom et accueillir la séance.
- Trouvez un endroit tranquille éloigné des autres personnes, afin que vous et les participants de la séance ne soyez pas écoutés.
- Revérifiez que les caractéristiques de sécurité de Zoom sont activées :
- Sélectionnez « Mute participants on entry » (si ce n’est pas déjà sélectionné)
- Désélectionnez « Allow participants to unmute themselves »
- 5 minutes avant l’heure de début du programme, permettez aux participants d’entrer dans la salle d’attente (waiting room) :
- Quand les participants authentifiés entrent dans la salle d’attente, permettez-leur de se joindre. À tout moment, vous pouvez rétablir le son des participants à partir du menu « Participants ».
- Si quelqu’un dans la salle d’attente a un nom inconnu/générique (p.ex. : iPad), permettez-lui de se joindre et envoyez-lui un clavardage privé pour lui demander pour son nom au complet. Si son nom se trouve dans la liste d’inscription, souhaitez-lui la bienvenue et rétablissez son son; sinon, demandez-lui de quitter la réunion et de s’inscrire pour une séance ultérieure.
- Lors de la réunion, surveillez tous les participants sur l’écran en sélectionnant l’option « Gallery View ».
- Si plusieurs membres du personnel de la MDSC participent à la séance, considérez assigner un cohôte afin d’avoir du soutien supplémentaire pour gérer la réunion. Dans le menu « Participants », passez votre curseur sur le nom de la personne et sélectionnez « More », ensuite, sélectionnez « Make Co-Host. » Si vous utilisez l’application mobile, tapez tout simplement sur son nom et sélectionnez « Make Co-Host. »
Protection de la vie privée et de la sécurité et gestion des incidents
Que faisons-nous pour maximiser la protection de la vie privée dans les programmes virtuels qui utilisent Zoom?
Bien qu’il y ait toujours des risques à l’usage de plateformes en ligne, nous prenons une série de mesures pour maximiser la protection de la vie privée et de la sécurité dans notre usage de Zoom, y compris :
- l’exigence que tous les participants s’inscrivent en avance avant de recevoir l’information de connexion.
- le réglage des paramètres de Zoom pour maximiser la sécurité et minimiser le risque d’un accès non autorisé, de la collecte d’information ou du partage de contenu. (consultez « Comment est-ce que je crée mon compte de Zoom pour organiser un programme virtuel sécuritaire? » ci-haut).
- l’exigence que tous les programmes virtuels sur Zoom soient protégés avec un mot de passe.
- la création de ressources de formation pour les employés de la MDSC pour les permettre de gérer efficacement les paramètres de sécurité et les caractéristiques de leurs comptes de Zoom.
- l’offre de formation continue en matière de la vie privée et de la cybersécurité aux employés de la MDSC sur une plateforme hébergée en interne.
Quelle est notre politique quand des participants agissent d’une manière perturbatrice ou abusive dans un programme virtuel?
Dans nos programmes virtuels, la MDSC prend une approche de tolérance zéro en matière du harcèlement et de la conduite inappropriée. Nous nous réservons le droit de retirer immédiatement tout participant d’un programme virtuel dont la conduite est abusive ou offensive, ou qui perturbe notre capacité d’offrir un milieu sécuritaire pour des programmes virtuels.
Que dois-je faire si nous faisons l’objet d’une « attaque dans Zoom » ou si quelqu’un commence à agir d’une manière perturbatrice ou abusive dans mon programme virtuel?
Si un incident se produit lors d’un programme virtuel, vous devez immédiatement suivre les étapes suivantes :
- Arrêtez et terminez l’incident
- Enlevez immédiatement la personne qui a commis l’infraction de la séance de Zoom. Dans le menu « Participants », passez votre curseur sur le nom de la personne et sélectionnez « More, » ensuite, sélectionnez « Remove. »
- Si vous utilisez l’application mobile, tapez tout simplement sur son nom et sélectionnez « Remove. »
- S’il est impossible d’enlever la personne, terminez la réunion, établissez immédiatement une connexion et verrouillez la réunion.
- Informez votre Gestionnaire/Directeur superviseur, et/ou le Vice-président, le cas échéant.
- Fournissez un rapport d’incident à votre superviseur immédiat
Que faire si mes participants ou moi avons d’autres questions au sujet de la protection de la vie privée dans les programmes virtuels?
Si vous avez d’autres questions au sujet de la protection de la vie privée dans les programmes virtuels, envoyez un courriel à privacyoffice@marchofdimes.ca.